Információs délután és workshop társadalmi szervezeteknek – Összefoglaló
2025. szeptember 12-én információs délutánt és workshopot tartottunk a kerületben tevékenykedő társadalmi szervezetek képviselőinek. Az esemény apropója azt volt, hogy előző az pályázati ciklus belső értékelési folyamata lezárult és a Közösségi Részvételi Iroda munkatársai megkezdték a következő pályázati ciklus előkészítését. Terveink szerint a társadalmi szervezetknek szóló 2026. évi pályázati lehetőségek, ugyan kis mértékben, de tartalmaznak változtatásokat, amiket elveink mentén, most a támogatás célcsoportjának számító kerületi szervezetekkel szerettünk volna megosztani, illetve kikérni a véleményüket.
Az előző ciklus tapasztalatait számba véve, valamint tekintettel arra, hogy az elmúlt hónapokban közelebbről is megismerhettük a kerületben működő szervezeteket, egyre több információval rendelkezünk a kerületiek igényeit illetően, mindez előirányozta bizonyos változtatások szükségességét. A változtatások mikéntje és mértéke viszont még finomhangolásra szorul - ebben segít nekünk az érintett szervezetekkel folytatott párbeszéd.
Megítélésünk szerint erre a párbeszédre a kerületi szervezetek nyitottak, érdeklődésükért, aktív részvételükért hálásak vagyunk. Az a nem titkolt célunk, hogy évről évre újabb és újabb szervezeteket vonjunk be, ezzel növelve a potenciális támogatottak körét és közvetve a kerületiek jólétét.
Az alkalomra a korábban pályázó szervezetek célzott meghívást kaptak, illetve nyilvános felhívást is közzé tettünk irodánk kommunikációs csatornáin. A 4 órás programra előzetesen 27 szervezettől 33 fő regisztrált, végül 26 szervezet 31 képviselője vett részt az eseményen.
Tervezett változtatások
A már említett változtatások nagy része technikai jellegű. Az egyik legfontosabb újítás, hogy a korábban 8 különböző pályázati kiírásban kifejtett támogatási célokat 5 kiírásba vonjuk össze. Ezzel megszűnik ugyan 3 kiírás, de az ezekben megfogalmazott támogatható tevékenységek nem tűnnek el, hanem más kiírásokba kerülnek át. Terveink szerint ezzel az egész pályázási folyamat egyszerűbb, követhetőbb lesz a szervezetek és hivatal számára is. Ez a változtatás természetesen előirányoz további módosításokat is, úgy, mint az egyes pályázati kiírásokhoz tartozó keret-, minimum- és maximum összegek és a támogatható tevékenységek köre.
A változtatások másik része annak az eredménye, hogy a következő ciklusban több idő áll rendelkezésünkre a pályázati folyamat lebonyolítására, így egy mindenki számára kényelmesebb idővonal mentén haladhatunk majd. Ezzel együtt folytatjuk a tavaly megkezdett munkánkat: még közérthetőbb kiírást, útmutatókat és sorvezetőket készítünk a szervezetek számára, ezzel biztosítva a lehető legjobb és egyenlő esélyű hozzáférést, illetve elkötelezettek vagyunk amellett, hogy a pályázatok értékelési folyamatát a lehető legátláthatóbbá tegyük.
Az esemény első felében ezekről a tervezett változtatásokról és a készülő Közösségi Költségvetésről tartottunk rövid prezentációt, illetve ezekkel kapcsolatos kérdésekre válaszoltunk. A résztvevőknek volt lehetőségük egymással is megosztani az előző pályázati ciklusra vonatkozó tapasztalataikat, illetve az elhangzottakkal kapcsolatos észrevételeiket.
Az elhangzott prezentáció ezen a linken érhető el.
A workshop
Rövid szünetet követően, a délután második felében csoportokban négy asztalnál, négy különböző témával foglalkoztak részletesebben a részvevők. Egymás után látogatva meg az asztalokat, minden csoportnak volt alkalma mind a négy témával körülbelül fél órát foglalkozni.
A csoportmunka témái a következők voltak:
1. asztal: Tervezett változtatások I. - pályázati célok, keretösszegek, támogatható tevékenységek
2. asztal: Tervezett változtatások II. - értékelési szempontok és előnyök
3. asztal: Jó költségvetés, jó pályázat – könnyű elszámolás
4. asztal: Fejleszd a kerületed! – ötletértékelés a KK-ban
A résztvevők az első és második asztalnál a tervezett változtatásokról mondhattak véleményt, illetve kérdések mentén tehettek módosítási javaslatokat. A harmadik asztalnál a pályázati anyag és az elszámolás elkészítésével kapcsolatban oszthatták meg a tapasztalataikat és választ kaphattak a témával kapcsolatos kérdéseikre. A negyedik asztalnál a csoportok kipróbálhatták magukat Közösségi Költségvetés ötlet értékelőként, mi pedig képet kaphattunk a tervezett étékelési szempontok működéséről a gyakorlatban.
A csoportmunka után, a délután zárásaként röviden összefoglaltuk az egyes asztaloknál tárgyaltatkat. Az egyes asztaloknál elhangzott észrevételeket és ötleteket az eseményt követően az asztalgazdák rövid beszámolóban összegezték.
Az egyes asztaloknál folytatott beszélgetések beszámolói
1. asztal beszámoló
Téma: Tervezett változtatások I. - pályázati célok, keretösszegek, támogatható tevékenységek
(dokumentumok: pályázati célok-tervezet, keretösszegek- tervezet, támogatható tevékenységek-tervezet)
Az 1. asztalnál arra kerestünk választ, hogy a tervezett változtatások mennyire érthetőek, mennyire hangzanak egybe a szervezetek valós igényeivel, esetleg vannak-e olyan tevékenységek, amelyeket hiányolnak a támogatható tevékenységek sorából. A csoportmunka alatt arra kértük a résztvevőket, hogy a saját szervezetük igényeit képviseljek, ezzel lehetőséget biztosítva számunkra, hogy hitelesebb képet kaphassunk róluk.
A pályázati célok kapcsán a többség érthetőnek találta, hogy melyik kategóriába illik a tervezett programja. Akinek elsőre nem volt egyértelmű, vele tisztáztuk a kérdést. A résztvevők visszajelzése alapján, a pályázati felhívásban érdemes lenne a céloknál néhány példát felsorolni, hogy tisztább legyen a támogatott cél.
A keretösszegeknél a revitalizációra és a működésre majdnem mindenki kevesellte az 1.000.000 Ft-os összeget, javasolták azt 1.500.000 Ft-ra emelni, a többi keretösszeggel, minimum maximum összegekkel egyetértettek.
A működési pályázat eseténben sokan jelezték, hogy résztámogatást kaptak. Ennek okát részben abban látták, hogy a bírálók túlnyomó esetben azért javasolták a részleges támogatást, mert a működésre jóval nagyobb összegre érkezett be pályázat, így megpróbálták elosztani, hogy mindenkinek jusson.
Erre javaslatként/megoldásként felmerült az, hogy az ezt a kategóriát elbíráló bizottság legyen tájékoztatva arról, hogy a többi kategóriában maradt-e „plusz pénz” és az mekkora összegű, így csak amiatt nem kell részleges támogatást javasolniuk, mert úgy hiszik, nem elegendő a keretösszeg.
2. asztal beszámoló
Téma: Tervezett változtatások II. értékelési szempontok és előnyök
(dokumentumok: értékelési szempontok-tervezet, pontozási segédlet-tervezet)
A beszélgetés előtt bemutattam a megújított értékelési szempontokat és a közösségi pályázathoz kidolgozott pontozási segédletet is (- ez mindenkinek nagyon tetszett, bár felmerült, hogy ha ez is bekerül a tájékoztatóba, akkor mindenkinek ugyanannyi pontja lesz)
Minden csoport egyetértett abban, hogy szeretnék, ha
• az elutasítás és a résztámogatásról szóló döntés indoklással történne: elutasítás esetén nagy segítség, ha meg van nevezve az ok, mert abból lehet tanulni, résztámogatásnál meg fontos tudni a szervezetnek, hogy arányosan csökkentse a költségeket, vagy ha el kell hagynia egyes tételeket, akkor melyek legyenek azok
• ha nyilvánosak lennének a pontozási segédletek – bár ennek veszélyei is lennének, de összességében mégis hasznosabbnak tartanák, mert jobb minőségű pályázati anyagok születnének
• inkább 6 pontos legyen a 9. szempont értékelése
• ha nem is tudja mindenki megkapni a saját pályázata értékelését, legalább a KT döntés mellékletének linkje legyen kiküldve minden pályázónak és könnyen elérhető a honlapon
Nagyon sokat beszélgettünk arról, hogy hogyan lehetne hatékonyabb és átláthatóbb a pályázatok elbírálása:
A cetliken található hozzászólások szó szerint a következők voltak:
MIBEN SEGÍTENEK AZ ÉRTÉKELÉSI SZEMPONTOK? (7 db cetli)
• minél objektívabb legyen, közérthető szempontok, visszajelzés, ha elutasítás volt
• Előny-e ha egy tevékenység nem csak a kerületieknek, hanem nagyobb közösség számára előnyös (messze földről ide gyűlnek egy programra)?
• Legyen publikus az értékelési szempontok pontozókulcsa
• Nagyon fontos vonalvezető az értékelési szempont (részletes), hogy minőségi anyagot adhassunk be
• A tervezett program melyik részét kell jobban/kevésbé részleteiben bemutatni
• Segít abban, hogy a pályázat értékelése szempontjából releváns dolgokról írjunk
• Segít, hogy ne maradjon ki olyan információ, ami az értékelésnél releváns lehet, de nem beszélnénk róla, ha nem tudjuk, hogy fontos
AZ ÉRTÉKELÉSI FOLYAMATTAL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK (16+1 db cetli)
• A pályázati útmutatóban jelenjen meg a részletes pontozási rendszer
• Szükségtelen, hogy 7 bíráló nézzen meg minden egyes pályázatot! Ez iszonyatos humánerőforrás-pazarlás!
• Terjedelmi korlátok az értékelési szempontrendszerhez alakítva (reálisan)
• 5. kategória. Működésnél a társadalmi hatás nehezen megfogalmazható. Pl. irodabérlésnél.
• 4. közösségi tér: legyen feltétel, hogy maga a tér fizikailag a XII. kerületben legyen
• A horizontális értékelési szempont (pl. körny.véd.) jelenjen meg mindenhol
• Szervezetek kik nem pályáztak, mint zsűri megkérdezhetőek? „Anonim pályázatok”
• Működési pályázatnál is jelentsen előnyt az inklúzió, esélyegyenlőség
• Működési pályázatoknak értékelésénél kiküldeni az okokat, hogy miért az adott összeg lett megadva, a pályázat költségvetés melyik része költhető
• ha több bíráló van, akkor jó a 6 pont
• űrlap szerű pályázati program leírás – ez egy érdekes gondolat, a népi építészeti programban is ez van
• Saját kiértékelés részpontszámokkal, megjegyzéssel (?) átküldeni a pályázónak
• Részlegesen vagy elutasított pályázat esetén legyen visszajelzés – vagy KT ülés melléklete legyen szélesebb körben hirdetve
• Talán, ha az egyes kategóriákat külön-külön bírálják (Pl. valaki csak a költségvetést) akkor a pontozás objektívabb. Természetesen ehhez szükséges egy, a pályázat egészét áttekintő további egyeztetés
• Ha civil nem pályázó kerülne a bírálók közé, aki nem pályázik, az előnyhöz jut a jövőre nézve a pályázatok megismerése révén
• Az értékelés során, ha pl. 7 értékelő értékel 1 pályázatot akkor a legalacsonyabb és a legmagasabb pontszámokat zárják ki (pl. pontozásos sportok is így működnek). Elfogultság kizárható.
3. asztal beszámoló
Téma: Jó költségvetés, jó pályázat – könnyű elszámolás
Az asztalnál igyekeztünk összegyűjteni egy jól összeállított pályázati anyag ismérveit és azokat a hasznos tippeket, amik mentén könnyen elszámolható, betartható költségvetést tudnak összeállítani a pályázók a projektjükhöz.
A jó pályázati anyagra vonatkozóan voltak egymásnak ellent mondó meglátások, de abban szinte mindenki egyetértett, hogy egy hitelesen megírt, jól tagolt, igényesen összeállított pályázati anyag nagyban növeli a pályázat sikerességét.
A válaszokból kiderült, hogy a pályázók egy része igényli a részletes útmutatót, a szinte már űrlapszerű sorvezetőt. Volt olyan vélemény, ami szerint azonban ez nagyon megköti pályázók kezét, minden esetre az értékelhetőség szempontjából fontos információk kimaradásának esélyét viszont csökkenti.
Az elszámolással kapcsolatba kiderült, hogy egy a szabályok szerint, pénzügyi szempontból jól működő pályázónak alapvetően nem okoz problémát a beszámoló összeállítása, nehézséget jelentenek viszont a résztámogatott pályázatok. E nehézségek elkerülésére a résztvevők felvetették, hogy a részben támogatott pályázatok esetében legyen lehetőség a benyújtott költségvetés visszatervezésére. A beszámoló összeállításában a visszajelzések alapján jól működtek a segéd dokumentumok és útmutatók, az elszámolható költségekre vonatkozóan pedig minél részletesebb útmutatás látszik hasznosnak.
A workshop során már a második csoport meghúzta az egyenlőség jelet a két kérdéskör között és egyetértés született abban, hogy egy jól megtervezett pályázat és egy igényesen összeállított pályázati anyag garancia a gördülékeny elszámolásra.
4. asztal beszámoló
Téma: Fejleszd a kerületed! – ötletértékelés a KK-ban
A mi asztalunknak az volt a célja, hogy megismertessük a helyi civil szervezeteket a novemberben induló kerületi közösségi költségvetéssel, megmutassuk számukra, hogy milyen módokon tudnak majd részt venni a projektben: ötletbeadással, az ötletek értékelésében és hogy a tevékenységükhöz kapcsolódó ötletek népszerűsítésével hogyan segíthetik majd elő azok megvalósulását.
A közösségi költségvetés egyik legfontosabb eleme a Szomszédsági Tanács lesz, vagyis egy önkéntes helyiekből álló testület, aminek a feladata a beadott ötletek értékelése lesz. Ez az értékelés dönti majd el, hogy mely ötletek juthatnak tovább a projekt következő szakaszába, amikor a Tanács által támogatott ötleteket szakmailag is ellenőrzi a Hivatal. Azokra az ötletekre, amik pedig majd ezt a lépésen is sikeresen túljutnak, a lakosok szavazhatnak majd tavasszal és a legnépszerűbbeket pedig az Önkormányzat megvalósítja 100 millió forint erejéig.
Mivel sok minden fog múlni a Szomszédsági Tanács munkáján, az asztalunknál próbáltuk lemodellezni, előkészíteni, hogy a gyakorlatban hogyan tudna minél jobban működni a Tanács értékelése. Ehhez készítettünk négy mintaötletet, amit párosával kellett értékelni megadott szempontokra adott pontozással. Egytől hatig lehetett pontot adni az egyes ötletekre azok innovatív jellege, hasznossága alapján, valamint az alapján, hogy mennyire érint fejlesztésre szoruló helyszínt/témakört, mennyire örülnének neki általában a lakosok, illetve egyénileg a pontozó.
Ezt követően közösen megbeszéltük a tapasztalatokat, hogy kinek mennyire voltak egyértelműek az egyes kérdések, hiányzott-e valamilyen értékelési szempont, volt-e olyan, ami nagyon tetszett vagy nem tetszett nekik. Ennek köszönhetően nagyon fontos visszajelzéseket kaptunk a résztvevőktől, egészen az olyan apróbb meglátásoktól, hogy az „innováció” helyett más szinonimát használjunk, az olyan összetettebb felvetésekig, hogy hogyan lehet bárki képes reálisan megállapítani, hogy egy-egy fejlesztés mennyire lenne népszerű a lakosság egésze körében. Ezek a felvetések mind nagyon hasznosak számunkra ahhoz, hogy a Szomszédsági Tanács munkáját a lehető legjobban tudjuk majd előkészíteni és segíteni.
Az eseménnyel kapcsolatos benyomásaink
A résztvevőktől nagyon sok pozitív visszajelzést kaptunk az eseménnyel kapcsolatban, amit ezúton is köszönünk. Többen voltak, akik más elfoglaltságuk miatt nem tudtak velünk tartani, részben az ő igényeik mentén született ez a részletes beszámoló. Szeretnénk, ha a szervezetekkel való kapcsolatunkat a szakmaiság mellett a nyitottság és a folyamatos fejlődésre való törekvés hatná át a jövőben is.
Nagy öröm volt számunkra, hogy az eseményen mutathattuk be egyik első önkéntesünket, aki irodánk munkáját az ilyen és hasonló rendezvényeken fogja segíteni. Martos Fekete Szebasztián így foglalta össze az eseménnyel kapcsolatos tapasztalatait:
„Az első önkéntes napomon a rendezvény előtt még kicsit ugyan izgultam, de érkezés után perceken belül feloldódtam. Az esemény szuperül telt, érdekes emberekkel-érdekes gondolatokkal, a végén pedig viccesen meg is jegyeztem, hogy ettől még én is kedvet kaptam a pályázatíráshoz. :)
(Ui.: A délután különdíjasa a füstölt sajtos töltött pogácsa.)”